GDPR – OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV
Čl. 1. Úvod
1.1 Spoločnosť C4Y spracúva osobné údaje zákazníka alebo iných dotknutých osôb v súlade s ustanoveniami zákona NR SR č. 428/2002 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov (ďalej len „GDPR“).
Čl. 2. Spracúvané osobné údaje
2.1 Spoločnosť Cleaning4You s.r.o. získava osobné údaje prostredníctvom svojej internetovej stránky (kontaktné formuláre), telefonických rozhovorov, e-mailovej komunikácie ako aj na osobných stretnutiach a obhliadkach priestorov.
2.2 Osobné údaje spracovávané prostredníctvom kontaktných formulárov umiestnených na internetovej stránke spoločnosti C4Y, telefonických rozhovorov so zákazníkom, e-mailovej komunikácie, spoločnosť spracováva za účelom evidencie požiadavky prichádzajúcej od zákazníka, evidencie žiadosti o cenovú ponuku, dohodnutia obhliadky predmetných priestorov a následného vypracovania cenových ponúk a príslušných kalkulácií na základe požiadaviek zákazníka, vypracovanie zmluvných a iných potrebných dokumentov pre uzatvorenie spolupráce so spoločnosťou C4Y. Spracovávané osobné údaje:
- Meno a priezvisko zákazníka, fakturačná adresa, adresa výkonu obhliadky priestorov a / alebo výkonu služieb – pre účely komplexného spracovania komplexného spracovania objednávky, dodania tovaru a / alebo služieb.
- Obchodné meno spoločnosti, sídlo spoločnosti, IČO, DIČ, IČ DPH, bankové spojenie, meno a priezvisko osoby poverenej konať, príp. povereného zástupcu, adresa výkonu obhliadky priestorov a / alebo výkonu služieb – ak nakupujete ako firemný klient.
- E-mailová adresa – údaj pre vzájomnú komunikáciu, zasielanie potrebných dokumentov uzatvorenia spolupráce. V prípade Vášho súhlasu je e-mailová adresa využívaná aj pre marketingové účely (viď Čl. 4.).
- Telefónne číslo – údaj pre vzájomnú komunikáciu. V prípade Vášho súhlasu je telefónne číslo využívané aj pre marketingové účely (viď Čl. 4.).
2.3 Iné údaje, ktoré spoločnosť uchováva, spájané s vyššie uvedenými osobnými údajmi:
- Vypracované cenové ponuky a kalkulácie.
- Zmluvné dokumenty, objednávky a dokumenty uzatvorenia spolupráce.
- Preberacie protokoly.
- Reklamačné protokoly.
- Iné dokumenty vzídené z procesu uzatvorenia spolupráce a / alebo z uzatvorenej spolupráce.
2.4 Oslovením spoločnosti C4Y prostredníctvom telefonátu alebo e-mailu zo strany zákazníka za účelom dojedania si termínu obhliadky a / alebo objednania tovaru, resp. vykonania služieb, daný zákazník udeľuje súhlas spoločnosti C4Y vyžiadať si od zákazníka a následne spracovať vyššie uvedené typy údajov potrebných výlučne pre evidenciu požiadavky prichádzajúcej od zákazníka, evidenciu žiadosti o cenovú ponuku, dohodnutia obhliadky predmetných priestorov a následného vypracovania cenových ponúk a príslušných kalkulácií na základe požiadaviek zákazníka, vypracovanie zmluvných a iných potrebných dokumentov pre uzatvorenie spolupráce so spoločnosťou C4Y. Takto získané údaje spoločnosť C4Y uchováva výhradne po dobu ukončenia spracovania predmetnej požiadavky. V prípade dojednania spolupráce je zákazník povinný spoločnosti podpísať protokol o ochrane osobných údajov, ktorý mu bude predložený na osobnom stretnutí alebo zaslaný na základe e-mailu uvedenom v predchádzajúcej komunikácií.
2.5 Súhlas so spracovaním Vašich osobných údajov udeľujete spoločnosti C4Y taktiež prostredníctvom zaškrtnutia uvedeného políčka pri vypĺňaní a následnom zasielaní formulárov uvedených na internetovej stránke spoločnosti alebo prostredníctvom písomného protokolu o ochrane osobných údajov, ktorý zákazník vyplní a podpíše pri prvom osobnom stretnutí (zvyčajne pred obhliadkou priestorov), pričom klient prostredníctvom neho udáva súhlas so spracovaním osobných údajov.
2.6 V prípade potreby vyhotovenia fotografií priestorov klienta (obhliadka priestorov, fotografie priestorov po výkone služieb a pod.) je potrebné aby klient pred samotným úkonom fotografovania udelil spoločnosti C4Y súhlas ústnym povolením alebo formou podpisu tlačiva o povolení zaznamenania daných fotografií a ich bezprostredného použitia pre účely objektívnejšieho vytvorenia cenovej ponuky, zdokumentovanie vykonania dohodnutých prác ako aj pre prípad sťažností a reklamácií. Tieto fotografie nebudú použité na žiadne iné účely.
Čl. 3. Ako osobné údaje spracovávame a na čo ich používame
3.1 Získané osobné údaje používame výhradne pre účely komplexného spracovania objednávky (dopytu) zákazníkov od jej evidencie do administratívneho systému spoločnosti C4Y, cez vykonanie obhliadky priestorov, prípravu príslušných dokumentov uzatvorenia spolupráce až po úkon dodania dojednaného tovaru a / alebo služieb.
3.2 Dané údaje môžu byť použité pri hájení záujmov spoločnosti C4Y, najmä pri nedodržaní podmienok spolupráce, vyplývajúcich zo všeobecných obchodných podmienok C4Y so strany zákazníka. (Napríklad pri neohlásení zmeny termínu realizácie prác v stanovenej lehote je spoločnosť oprávnená vyžadovať od zákazníka kompenzáciu.)
3.3 Spoločnosť C4Y archivuje získané údaje vo svojom administratívnom systéme aj po úkone dodania dojednaného tovaru a / alebo služieb po dobu 10 rokov alebo po dobu neodvolania súhlasu so strany klienta. Údaje sú archivované výhradne pre interné účely spoločnosti C4Y spojené s evidenciou vykonaných zákaziek (história konkrétneho zákazníka), evidenciou a interným prehľadom cenových ponúk, zmlúv a ostatných dokumentov ako aj pre iné interné analýzy a štatistiky spoločnosti. V prípade opätovného oslovenia spoločnosti zo strany zákazníka, ktorého údaje firma spracováva, v budúcom období, sú tieto archivované údaje o zákazníkovi zohľadňované a používané pracovníkmi spoločnosti pri ďalšej komunikácií so zákazníkom a môžu byť zohľadnené pri nastavovaní podmienok ďalšej spolupráce.
3.4 V prípade, že klient v súhlase uvedie aj súhlas so spracovaním údajov na marketingové účely, sú tieto údaje v budúcom období použité pri propagačných činnostiach a kampaniach spoločnosti C4Y (pre kontaktovanie zákazníkov o novinkách z diania spoločnosti, zasielanie propagačných materiálov, zliav a akcií klientom prostredníctvom e-mailu, SMS správ alebo telefonicky). Viac informácií v Čl. 4.
3.5 Pri klientoch, kde je spolupráca uzatvorená na základe zmluvného vzťahu so spoločnosťou C4Y (nie formou objednávky) je otázka GDPR presne upravená v danej zmluve.
3.6 Osobné údaje spracovávame a uchovávame v čase nevyhnutnom na zaistenie všetkých práv a povinností vyplývajúcich z obchodného vzťahu. Na základe všeobecných platných predpisov je naša spoločnosť povinná archivovať Vaše osobné údaje pre účely fakturácie a účtovníctva v súlade so zákonom po dobu 10 rokov od ich vystavenia!
3.7 V ostatných prípadoch vyplýva obdobie spracovania z účelu spracovania (komplexné spracovanie objednávok, komunikácia, evidencia…) alebo daných právnych predpisov v oblasti ochrany osobných údajov v znení neskorších predpisov.
Čl. 4. Využívanie Vašich osobných údajov pre marketingové účely
4.1 Udelením súhlasu so spracovaním Vašich osobných údajov pre marketingové účely, udeleným prostredníctvom zaškrtnutia príslušného políčka pri vypĺňaní a následnom odosielaní internetového formulára umiestneného na stránke spoločnosti alebo prostredníctvom písomného súhlasu, súhlasíte s využitím Vašich osobných údajov pri propagačných činnostiach a kampaniach spoločnosti C4Y (pre kontaktovanie zákazníkov o novinkách z diania spoločnosti, pravidelné zasielanie aktuálnych propagačných materiálov, zliav a akcií klientom prostredníctvom e-mailu, SMS správ alebo telefonicky).
4.2 Udelením súhlasu pre marketingové účely taktiež súhlasíte s Vašim oslovením prostredníctvom kontaktných údajov pre účely marketingových prieskumov spokojnosti zákazníkov, ktoré slúžia pre zlepšenie služieb zákazníkom. Marketingové prieskumy sú oprávnení vykonávať poverení pracovníci spoločnosti C4Y ako aj poverené tretie strany (marketingové agentúry, telekomunikační operátori).
4.3 Vami poskytnutý súhlas s využívaním Vašich osobných údajov pre marketingové účely môžete kedykoľvek odvolať aj bez zrušenia všeobecného súhlasu so spracovaním osobných údajov. Bližšie informácie nájdete v bode 7.6.
Čl. 5. Poskytovanie Vašich osobných údajov iným osobám
5.1 Získané osobné údaje na základe uvedeného súhlasu so spracovaním osobných údajov je spoločnosť C4Y oprávnená poskytnúť tretím stranám, resp. okruhu príjemcov:
- Zmluvní výhradní dodávatelia spoločnosti C4Y.
- Kuriérske a prepravné spoločnosti.
- Marketingové agentúry – iba v prípade udelenia súhlasu s použitím Vašich osobných údajov pre marketingové účely.
- Poskytovatelia IT služieb a telekomunikační operátori.
- Advokátske a právne kancelárie.
- Účtovné kancelárie, audítori a daňoví poradcovia.
Čl. 6. Ochrana osobných údajov
6.1 Spoločnosť C4Y získané osobné údaje riadne chráni pred ich poškodením, zničením, stratou a zneužitím.
6.2 Používané administratívne systémy spoločnosti sú riadne zabezpečené viacerými ochrannými prvkami. Administratívne systémy spoločnosti ako aj webové stránky C4Y sú zabezpečené pomocou technických a organizačných opatrení proti strate a zničeniu Vašich údajov, proti prístupu neoprávnených osôb k Vašim údajom, ich pozmeňovaniu či rozširovaniu.
6.3 Kancelárske ako aj skladové priestory spoločnosti C4Y, v ktorých spoločnosť získané údaje uchováva sú taktiež riadne zabezpečené.
6.4 Pri poskytovaní údajov našim spracovateľom a tretím stranám vyžadujeme preukázanie súladu ich systémov s nariadením GDPR.
Čl. 7. Práva zákazníkov
7.1 Pokiaľ spracovávame Vaše údaje, môžete kedykoľvek požiadať o bezplatnú informáciu o spracovávaní svojich osobných údajov. Taktiež môžete požiadať o vydanie kópie archivovaných údajov, ktoré spoločnosť aktuálne spracováva, v prehľadnej forme.
7.2 Máte právo na základe písomnej žiadosti namietať voči spracúvaniu Vašich osobných údajov, o ktorých predpokladáte, že sú alebo budú použité pre účely priameho marketingu bez Vášho súhlasu a môžete žiadať o ich výmaz.
7.3 Máte právo na opravu, pokiaľ sú Vaše osobné údaje nesprávne alebo sa zmenili, kontaktujte nás, opravíme ich. V prípade zmeny osobných údajov je vo Vašom záujme bezodkladne nahlásiť spoločnosti zmenu týchto údajov, aby pri následnej spolupráci nedochádzalo k využívaniu nepravdivých, starých alebo neaktuálnych osobných údajov.
7.4 Máte právo na prenosnosť údajov, ak si želáte preniesť ich k inému prevádzkovateľovi, poskytneme Vám ich v zodpovednom formáte, ak tomu nebudú brániť iné technické, alebo zákonné prekážky.
7.5 Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať zaslaním písomnej žiadosti na e-mailovú adresu info@cleaning4you.sk alebo poštou na adresu sídla spoločnosti. Zrušením všeobecného súhlasu so spracovaním osobných údajov, spoločnosť C4Y zabezpečí blokovanie a likvidáciu Vašich osobných údajov, archivovaných v evidenčnom administratívnom systéme spoločnosti, ktoré boli predmetom historických záznamov o spoluprácach s Vašou osobou / spoločnosťou. V prípade danej skutočnosti, ak sa v budúcom období opätovne rozhodnete pre spoluprácu s našou spoločnosťou je potrebné nanovo podpísať súhlas so spracovaním osobných údajov. Zrušením všeobecného súhlasu budú Vaše údaje taktiež vyradené a vymazané z evidencie údajov pre marketingové účely.
7.6 V prípade, že si neprajete aby Vaše údaje boli naďalej používané iba pre marketingové účely, môžete podať zrušenie súhlasu poskytnutia osobných údajov na marketingové účely. V tomto prípade sa vykoná zrušenia spracúvania Vašich osobných údajov pre marketingové účely. Týmto krokom strácate nárok na zasielanie propagačných materiálov, ako aj zliav a akcií poskytovaných spoločnosťou C4Y. Ostatné údaje využívané pre interné administratívne účely C4Y, spoločnosť naďalej vedie a zaznamenáva vo svojich administratívnych systémoch pre účely ďalšej spolupráce až do odvolania, prípadne do skončenia doby spracúvania Vašich osobných údajov.
7.7 V prípade podania zrušenia všeobecného súhlasu so spracovaním Vašich osobných údajov, údaje, ktorých uchovanie je zo zákona povinné budú uchované až do skončenia zákonom stanovenej doby (účtovné materiály, faktúry, vypovedané zmluvy a pod.).
7.8 V prípade podania akéhokoľvek zrušenia súhlasu, spoločnosť C4Y bezodkladne po obdržaní daného odvolania súhlasu zabezpečí a vykoná výmaz a likvidáciu Vašich údajov podľa predmetu (všeobecný, iba pre marketingové účely) odvolania súhlasu.
7.9 Vaše osobné údaje sme oprávnení spracovávať aj po skončení pôvodného účelu spracovania len v nevyhnutnom rozsahu pre účely štatistiky, účtovníctva a prieskumu, a poskytnúť tretím stranám alebo verejnosti súhrnné štatistické informácie o zákazníkoch, návštevnosti, obrate a ďalšie údaje, avšak v anonymizovanej podobe tak, že na ich základe nebudem možné nijakým spôsobom identifikovať našich súčasných ako aj minulých zákazníkov.
7.10 Na účely fakturácie úhrad, evidencie a vymáhania a postupovania pohľadávok za dodaný tovar alebo poskytnutú službu, na účely vybavenia podaní účastníka, na uplatnenie práv alebo na splnenie iných povinností uložených všeobecne záväznými právnymi predpismi je spoločnosť Cleaning4You s.r.o. oprávnená viesť evidenciu osobných údajov aj po zániku zmluvy, ktorej ste boli účastníkom.
7.11 Ak máte podozrenie, že Vaše osobné údaje sú neoprávnene spracúvané, máte právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava.
Čl. 8. Zmeny GDPR – Ochrany osobných údajov
8.1 Zmeny a doplnenia týchto podmienok Ochrany osobných údajov vyžadujú písomnú formu. Spoločnosť C4Y je oprávnená kedykoľvek prijať zmeny a doplnenia, príp. nové znenie GDPR – Ochrany osobných údajov.
8.2 O zmenách týchto podmienok bude spoločnosť bezodkladne v dostatočnom predstihu informovať prostredníctvom svojej webovej stránky. O zmenách týchto podmienok Vás môžeme taktiež informovať e-mailom.
Čl. 9. Kontakt pre ochranu osobných údajov
9.1 Kontaktná osoba pre akékoľvek informácie ohľadom spracovávania Vašich osobných údajov spoločnosťou C4Y: Peter Jelenčík, info@cleaning4you.sk, +421 918 024 424
Čl. 10. Platnosť
10.1 Podmienky GDPR – Ochrana osobných údajov sú aktualizované a platné od 01.01.2020.
